LA GESTIONE DEL TEMPO
Il tempo non lo puoi gestire. Il tempo non esiste. Il passato non c’è più, il futuro non c’è ancora. Di conseguenza il presente, posto tra due cose che non esistono, non esiste.
Inizia con questa provocazione di socratica memoria il laboratorio di Marco Rotella sulla gestione del tempo: non è il tempo che dobbiamo imparare a gestire quanto le attività che svolgiamo al suo interno.
Abbiamo subito sfatato un mito: fare tante cose non vuol dire essere produttivi e il multitasking è una chimera: avere più competenze non significa riuscire a svolgerle contemporaneamente. Il segreto è ragionare e lavorare in termini di “slot”, di ritagli di tempo da dedicare a progetti strategici in maniera focalizzata, evitando le distrazioni, le perdite di tempo. Ogni input esterno difatti, ci costa parecchio in termini di perdita di concentrazione: in media per ogni sollecitazione distraente ci mettiamo dai 4 agli 8 minuti per rimetterci in carreggiata e ripristinare la concentrazione perduta. Di conseguenza il tempo dedicato a un particolare task si dilaterà e la nostra prestazione successiva ne risentirà. Lo scotto da pagare in termini di stress quando viviamo la frustrazione di non essere riusciti a svolgere un compito al meglio in un determinato arco di tempo, è alto.
Insieme a queste riflessioni, apprendiamo importanti concetti legati all’organizzazione del nostro lavoro e al time management riflettendo con l’aiuto di un esercizio individuale sulle nostre situazioni importanti di natura professionale che attualmente non stiamo affrontando per motivi di “mancanza di tempo”.
Inoltre due affascinanti dicotomie sono state messe sugli enormi tavoloni degli oltre 50 partecipanti:
- Efficace vs efficiente: Efficienza = risultati/costi, ovvero il rapporto tra i risultati che si ottengono e le risorse investite. Efficacia = risultati/obiettivo, ovvero il rapporto tra i risultati che si ottengono e gli obiettivi che sono stati definiti.
- “Urgente vs Importante”: anche se la valutazione è soggettiva, in genera diamo sempre più importanza all’urgente (i progetti a scadenza imminente) e non diamo la giusta urgenza all’importante (i progetti di valore).
Ecco gli step per una corretta pianificazione e organizzazione del lavoro:
- mettere insieme tutto il materiale: gestione del tempo diviene anche gestione dello spazio e il rimando al best seller “Il magico potere del riordino” di Marie Kondo nasce spontaneo.
- analizzare quel materiale con attenzione: ovvero considerarlo alla luce dei nostri “cicli aperti”, ovvero quella lista di cose importanti da fare, quelle spirali di pensieri fissi che abbiamo e che ci ritornano periodicamente a ricordarci progetti fondamentali non ancora realizzati;
- organizzare i risultati: distinguendo nettamente le azioni (cose che facciamo e che finiscono seduta stante) dai progetti (attività più complesse che per essere compiute necessitano lo svolgimento di più azioni);
- pianificare ciò che si deve fare: definire il “cosa”, il “quando” e “per quanto tempo” inserendo l’attività nelle nostre agende (meglio se elettroniche), tenendo in dovuto conto gli imprevisti, concedendosi degli “spazi-cuscinetto” per la gestione degli stessi;
- infine, agire: “just do it”, esecuzione materiale nei tempi stabiliti, non dimenticandosi la “regola dei due minuti” suggerita da David Allen, che dice che se una azione richiede meno di 120 secondi per poter essere espletata, meglio farla subito piuttosto che pianificarla successivamente.
Un invito: scrivete tutto. Scrivere alleggerisce la mente, svuota il nostro “hard disk”, e ci rende più liberi di creare, inventare, progettare.
Per concludere, una grande anche se scomoda verità: per gestire il tempo ci vuole tempo, oltre che #Allenamento, #Costanza e #Disciplina, come ha ricordato il nostro Marco Rotella. Ma questi sforzi sono naturalmente ben spesi e portano tanti benefici in termini mentali e organizzativi.